Hoe een meeting organiseren

Antwerpen - Voetgangerstunnel
Of ik het onderwerp “meeting” nog niet beu ben? Nee joh, belange niet! Ik dacht dat het wel handig zou zijn om een klein postje te maken met hoe we het allemaal hebben aangepakt, voor de eerste keer, en hoe je dit zelf kan doen.

Zoals jullie vast weten zijn Melissa en ik beheerders van het bloggerscafe. Al een paar keer probeerden we te meeten, maar iedereen zei plots af, er was niet zo veel zin meer, tot we op een dag de koe bij de horens vatte (een paar weken geleden) en zeiden “we doen een meeting in de lesvrije”. Het leek ons obvious om in de weekend een meeting te leggen, gezien in de week veel mensen vanalles te doen hebben. Daarom dachten we zelfs aan een zondag. Verder zagen we nog dat veel mensen van Nederland ook in onze groep zaten en Antwerpen is nog redelijk bereikbaar vanaf Zuid-Nederland dus zogezegd, zo gedaan.

IMG_1293

Daarna prikte we eigenlijk gewoon de datum vast die voor ons beide het best paste en hebben we een event voor de gehele groep gemaakt. (Nu moest je zelf een meeting met bloggers, als bloggers willen organiseren en als je wilt dat we je event aanmaken voor heel de groep mail dan gerust naar bloggerskoffie@gmail.com en zien we wat we voor je kunnen doen). Daarna probeerden we eerst met polls te werken voor het uur enz, maar uiteindelijk bleek dat een beetje onhandig. Want veel mensen vullen de poll in die niet eens zouden komen. De oplossing? Een Google form!

Google form

(dit is een voorbeeldje van een form dat ik verder heb gemaakt). Een google form is zeer makkelijk te maken én te customizen. We maakten velden voor: naam / email / blog-url / vanaf wanneer kan je (10 – 12 – 13u – of ik sluit mij later aan) / Hoe zal je aankomen (auto – trein – bus – te voet – …) / Twitter / instagram en dan maakte we nog met een checkbox een clausule aan dat als er zonder geldige reden (of overmacht) worden deze mensen onderaan de inschrijvingen gezet wanneer er een volgende meeting is. ‘t Is een kwestie van beleefdheid, of dat vonden wij toch. De resultaten van een google form zet google ineens om in een excel sheet voor je: superhandig!

Mo made cupcakes - Antwerp

En verder: we spraken alles verder af via e-mail. Dan mailde ik mijn GSM-nummer ook door voor eventueel afzeggers de dag zelf / vertragingen met de trein, etc. Maar gelukkig was dat niet nodig. Iedereen was eigenlijk mooi op tijd, afzeggers wisten we al van een paar dagen tevoren dus ideaal!

Mo made cupcakes - AntwerpEn in de stad zelf hebben we vooraf een paar blogs afgespeurd / foursquare bekeken, mensen gevraagd voor leuke plekjes. Natuurlijk is het de eerste keer dus was veel op het moment zelf “we zien wel wat we doen”. Verder hadden we een paar plekjes gemaild voor uitleg te krijgen over de winkel voor eventueel wat blog materiaal (zoals we met mo made cupcakes hadden, we mochten dan cupcakes proeven hoera!) Maar we probeerden er ook voor te zorgen dat we niet de bloggers verplichten om erover te schrijven, iedereen wordt vrij gelaten in zijn keuze om erover te bloggen. Nu anyway, dit was hoe wij het hebben aangepakt, ik hoop dat het bij jullie zeker is beginnen kriebelen om een meeting te organiseren en dit gewoon doen! Moest je vragen hebben, mail zeker naar bloggerskoffie@gmail.com!

Zijn jullie al eens naar een meeting gegaan?

More about Ines

Vrolijke twenty-something uit België die ervan houdt om de wereld een beetje leuker, mooier en groener te maken.

4 thoughts on “Hoe een meeting organiseren

  1. Claudia

    En ik kan zeggen dat het super goed geregeld was. Ik kijk uit naar de volgende meeting :D

    Reply

  2. Birte

    Ik heb nog nooit een meeting meegemaakt, maar ga zeker proberen om de volgende mee te doen. Leuke foto’s!

    Reply

  3. Anneleen

    Wauw ik vind het heel knap dat je dit zo hebt geregeld! Ziet er heel gezellig uit!

    Reply

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

http://insins.me/wp-content/plugins/wp-monalisa/icons/OMG.png 
http://insins.me/wp-content/plugins/wp-monalisa/icons/angry.png 
http://insins.me/wp-content/plugins/wp-monalisa/icons/bigsmile.png 
http://insins.me/wp-content/plugins/wp-monalisa/icons/cry.png 
http://insins.me/wp-content/plugins/wp-monalisa/icons/littlesmile.png 
http://insins.me/wp-content/plugins/wp-monalisa/icons/love.png 
http://insins.me/wp-content/plugins/wp-monalisa/icons/sad.png 
more...
 

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.